Wyobraź sobie, że siedzisz w samolocie. Za chwilę startujecie, ale w tej chwili odbywa się kołowanie. Spokojnie wyglądasz sobie przez okno i patrzysz na płytę lotniska w oczekiwaniu na instruktaż obsługi. Widziałeś go już wielokrotnie i doskonale wiesz, jak zapiać pasy i że maskę tlenową musisz najpierw założyć sobie, a dopiero później dziecku. Pamięć jednak może płatać Ci figle, a po za tym nie wiesz jeszcze, gdzie dokładnie w tym modelu samolotu umieszczone są kamizelki ratunkowe. Czekasz więc z lekką niecierpliwością i ekscytacją. I jakież jest twoje zdziwienie, gdy po chwili kołowania, samolot niespodziewanie staruje i nim się zorientujesz już jest w powietrzu. Założę się, że całkiem spore. No ale dobrze – przecież to jeszcze nic nie oznacza – uspokajasz sam siebie. Gdy jednak widzisz jak załoga pokładu siedzi w przedniej części samolotu spokojnie sobie plotkując i nie zwracając uwagi na potrzeby pasażerów zaczynasz się zastanawiać czy wszystko jest ok. Pewności jednak nabierasz, gdy pilot przez radio wzywa natychmiast do siebie drugiego pilota, gdyż wystąpiły pewne drobne problemy techniczne.
Czemu procedury są nam potrzebne?
W tym momencie emocje biorą górę. To jest dokładnie ten moment, w którym siadasz na fotel, zapinasz pasy i postanawiasz się nie ruszać dopóki koła samolotu nie dotkną ziemi. Dlaczego tak się dzieje? Bo w Twoim myśleniu coś się nie zgadza. Twój mózg lubi uporządkowane sytuacje, a ta według niego do takich nie należy. Każdy z nas, kto choć raz był w samolocie wie jak mniej więcej wygląda procedura startu oraz samego lotu. Jeśli zaś twoje wyobrażenie nie pasuje do rzeczywistości to Twój organizm zaczyna odczuwać niepokój i lęk. Wbrew pozorom nasze organizmy nie lubią niespodzianek. Odczuwają je bowiem jak atak. To pozostałość po instynkcie przetrwania, gdy takie niespodzianki mogły skutkować śmiercią, gdyż jakiś drapieżnik właśnie się na nas zaczaił.
Hormon stresu więc się uwolnił. To co znamy nas zawiodło. Przyczajamy się więc wypatrując ataku.
I to jest główny powód, dla którego tak ważne są wszelkie zasady i procedury i ich przestrzeganie. Pozytywne korzyści dotyczą nie tylko ludzkich emocji, ale także mogą mieć znamienny wpływ na funkcjonowanie Twojej firmy. Już wiesz co może się wydarzyć, gdy ich nie będzie – chaos, lęk i przede wszystkim stres i panujące wciąż napięcie. To są jednak jedynie koszty bezpośrednie – do tego należy dodać brak kreatywności, większa ilość popełnianych błędów aż po osłabienie odporności.
Co zaś może się stać, gdy będziesz miał dobrze stworzone procedury w swojej firmie i z nich korzystał? Twoim pracownikom z pewnością będzie się lepiej pracować, bo będą wiedzieć dokładnie czego się od nich oczekuje i jak konkretnie mają to wykonać, zdecydowanie zmniejszy im się stres spowodowany z lękiem przed popełnieniem błędu, a dzięki temu ich samopoczucie się polepszy, atmosfera się rozluźni, a wisienką na torcie będzie zwiększenie efektywności Twoich pracowników.
Co to jest procedura?
„Procedura to ustalony i opisany sposób postępowania pracownika lub przebiegu procesu w firmie (w sytuacji gdy proces dotyczy więcej niż jednej osoby). Innymi słowy dokument ten określa dokładnie kto, w jaki sposób i w jakiej kolejności ma wykonać dane zadanie. Procedura ma za zadanie standaryzowanie czynności tak, aby były one powtarzalne, mierzalne i efektywne.” (moja książka)
Korzyści płynące ze stosowania procedur:
-
- uporządkowują informacje o poszczególnych czynnościach wykonywanych w firmie,
-
- ustalają jakość wykonywania działań,
-
- ułatwiają wykonywanie poprawnie obowiązków,
-
- zmniejszają ryzyko popełnienia błędu,
-
- znacznie zmniejszają poziom stresu przed popełnieniem błędu,
-
- zwiększają efektywność pracowników,
-
- polepszają atmosferę w pracy.
Ja nie mam żadnych wątpliwości, że procedury nie tylko są przydatne, ale również konieczne z punktu widzenia stałego rozwoju firmy. O ile w początkowym okresie działania, gdy firma jest naprawdę mikro przedsiębiorstwem, ich brak jest praktycznie niezauważalny, to w pewnym momencie dochodzimy do szklanego sufity, którego w żaden sposób nie da się pokonać bez wdrożenia skutecznych procedur. Im zaś wcześniej szef to zauważy, tym łatwiej pójdzie ich wdrażanie.
Jeśli chcesz wdrożyć procedury i potrzebujesz w tym pomocy – napisz do mnie.
